Nous faisons tous des achats dans notre vie quotidienne. Mais avons-nous, pour autant, une idée précise de ce que peuvent être véritablement les achats pour une entreprise?

Le chiffre d’affaire d’une société est la somme de tous les gains obtenus généralement par la vente de ses produits ou de ses services. Afin de générer des profits, les prix de vente doivent couvrir tous les coûts engendrés depuis leur conception jusqu'à leur vente. 

Parmi les coûts à la charge d’un industriel on trouve :

> les achats de production : par exemple une entreprise achète des matières premières et/ou des composants qui, une fois élaborés et assemblés, constitueront les produits qu’elle vendra,

> les achats indirects, aussi appelés achats hors production ou encore frais généraux : par exemple les investissements pour l’achat de machines de fabrication, les services de maintenance et d’entretien des machines et des locaux, ou encore les voyages d’affaires pour rendre visite aux clients ou aux fournisseurs.

> les frais de structure tels que les salaires des employés de la société, les différentes charges ainsi que les impôts prévus par la loi.

Ce qui reste constitue la marge brute de la société.

C’est souvent possible d’acheter exactement la même chose mais moins cher.

Nous l’expérimentons déjà dans notre vie quotidienne : il suffit parfois de changer de fournisseur et d’en mettre plusieurs en concurrence. En effet, grâce à une meilleure organisation, certains fournisseurs peuvent se montrer plus compétitifs que d’autres. Mais trouver le plus compétitif prend du temps car cela nécessite une veille constante. De plus, le moins cher aujourd’hui n’est pas forcément le moins cher demain. C’est ce qui, dans le jargon des acheteurs, s’appelle le sourcing.

Généralement les fournisseurs ne cotent pas d'emblée les prix les plus bas. Il faut alors négocier, c'est-à-dire trouver des arguments pour convaincre le fournisseur de baisser ses prix. Mais pour quelle raison devrait-il le faire?

Il ne faut pas croire qu’un fournisseur soit lésé en baissant ses prix : il peut accorder des prix bien plus bas (que ceux qu’il pratique normalement) à des acheteurs qui 

> centralisent tous leurs achats sur sa société ;

> s’engagent sur du long terme ;

> représentent des références lui permettant de travailler dans un domaine qui lui est encore nouveau.

Ces raisons ne sont que quelques leviers parmi d’autres qui peuvent selon les circonstances s’avérer efficaces.

Négocier est un métier qui nécessite des techniques et des savoir-faire bien particuliers. Ce n’est pas quelque chose que tout le monde peut pratiquer avec la même efficacité.

Le service achats doit s’assurer que l’entreprise achète ce dont elle a besoin (en termes fonctionnels, qualitatifs et quantitatifs) dans des délais acceptables et tout cela, au meilleur prix.

La performance des achats dépend de la définition du besoin. De fait, la fonction achats doit être impliquée très en amont dans les processus d’étude et de validation technique. 

Dans ces 2 scénarios, on ne peut que discuter des prix avec les fournisseurs.

> Pour atteindre des économies de l’ordre de 40%, il faut agir non seulement sur le prix du fournisseur mais aussi sur les coûts.

Pour cela, l’acheteur doit participer à la définition du besoin au même titre que les services R&D, Marketing, Qualité... L’acheteur, grâce à sa veille du marché fournisseurs et aux contacts fréquents qu’il entretient avec eux, est, en quelque sorte, le porte-parole des fournisseurs qui souvent proposent des solutions alternatives judicieuses. Pour cela l’acheteur doit participer aux réunions de développement.

> Ce dernier peut, seul ou accompagné par des experts, animer un groupe de travail dans la réalisation d’un cahier des charges fonctionnel.

Le besoin est souvent communiqué aux fournisseurs sous forme de spécifications techniques. Ces documents décrivent le produit ou service de manière précise et indiquent comment le produit doit être réalisé ou le service accompli.

Les spécifications techniques peuvent limiter la créativité du fournisseur, en particulier dans sa capacité à proposer des alternatives pour réduire les coûts.

Ainsi, pour décrire un « verre jetable », au lieu de décrire la forme et la matière du verre, à travers des plans et des compositions chimiques, l’acheteur veillera à se limiter strictement à la description du besoin fonctionnel : « le verre doit contenir un liquide aqueux, doit tenir facilement en main et résister à une pression de X Newton par mètre carré ».

Il existe plusieurs solutions techniques permettant de réaliser une fonction. Les technologies disponibles évoluent rapidement et le donneur d’ordre ne doit pas commettre l’erreur de croire qu’il peut toutes les maîtriser.

En limitant les fournisseurs à une technologie en particulier, l’acheteur risque de passer à côté d’autres solutions moins chères et plus performantes. Dans l’exemple du « verre jetable », si le donneur d’ordre spécifie que le verre doit être en PE thermoplastique injecté, il risque de passer à côté d’autres techniques telles que le thermoformage et d’autres matières telles que le papier.

Si vous n’aviez jamais eu l’occasion de réfléchir sur l’importance des achats, vous connaissez mieux maintenant les raisons de collaborer avec eux. Cela peut impliquer parfois de changer certaines habitudes de travail.

Si vos acheteurs n’ont pas tous les savoir-faire évoqués dans cet article, votre société pourra leur faire suivre une formation ou les faire accompagner par une société de conseil spécialisée

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