«J’ai imprimé 5 copies de plus car on ne sait jamais, elles peuvent servir et, au pire, qu’est ce que vous voulez que ça coûte ?….. » ; Voici une phrase que l’on entend souvent parmi les utilisateurs de systèmes d’impression.

En effet, cette phrase peut être comprise dans la mesure où effectivement 5 copies ne changent pas sensiblement le budget d’une entreprise ; dommage qu’en moyenne on imprime 25 pages par jour et par personne !

La plupart d'entre nous, même ceux qui connaissent exactement les coûts de location des machines et les coûts à la copie, sommes souvent surpris d’entendre que jusqu’à 2% du chiffre d’affaires de leur entreprise est dépensé pour la préparation de documents ! C’est pourtant ce que je constate systématiquement lors de mes missions quand je calcule les coûts totaux de possession des machines de reprographie (ou TCO, Total Cost of Ownership) avant une démarche d’optimisation.

La raison d’une telle surprise peut être qu’au mieux on prend en compte uniquement les coûts d’achats des machines et les forfaits à la page que les concessionnaires et les constructeurs appliquent normalement : mais ces coûts ne constituent que 60% du coût total.

Rarement les organisations prennent en compte des coûts tels que le support (installation, formation et helpdesk), la gestion des consommables des machines dont on s’occupe en interne ou l’indisponibilité du service : les utilisateurs perdent souvent beaucoup de temps à essayer de comprendre pourquoi l’imprimante ne fonctionne pas, à appeler le helpdesk, à aller chercher les copies à la machine ou à attendre que la machine ait fini d’imprimer les pages lancées par un collègue. Le temps ainsi gaspillé pourrait être utilisé pour des tâches à bien plus forte valeur ajoutée.

Par ailleurs, certains coûts tels que la consommation électrique est généralement négligeable (environ 1% du TCO): on commence pourtant à s’en soucier dans des contextes de limitation de l’empreinte carbonique des sociétés.

La sous-estimation des coûts de reprographie est une des raisons pour lesquelles la mise en place de machines d’impression est souvent  considérée d’une importance secondaire. Les nombreuses missions d’optimisation que j’ai menées ont permis d’atteindre des économies sur les TCO entre 5% et 30% selon la maturité achats des organisations.

Ces enjeux n’ont rien d’étonnant quand on voit que, dans la plupart des organisations, le parc machines (imprimantes, copieurs, scan, fax et multifonctions) est encore géré d’une façon hétérogène. Le service informatique est souvent responsable des imprimantes et des fax, alors que les services généraux s’occupent des photocopieurs. Il en résulte une flotte généralement redondante. Cela mène rapidement à multiplier les coûts car chaque machine consomme de l’électricité, utilise différentes fournitures, nécessite des pilotes spécifiques et une maintenance dédiée.

En se promenant dans les bureaux d’un groupe de travail type, on trouve une grande variété d’imprimantes, de copieurs, fax et multifonctions. Il n’est pas rare de trouver une imprimante monochrome juste à coté d’une autre couleur, d’un fax ou d’un copieur. Il arrive souvent de découvrir des ratios inférieurs à 3 utilisateurs par imprimantes alors que les bonnes pratiques de marché se positionnent à 10 ou plus! Tout cela finit par coûter cher et n’apporte pas plus de productivité qu’un parc mieux pensé.

Il faut calculer le bon nombre de machines nécessaires, leurs caractéristiques et leur localisation. Attention : afin de ne pas soulever des vagues de mécontentement de la part des utilisateurs auxquels on supprime les imprimantes locales, la communication sur le projet est fondamentale : il faut montrer les avantages que les utilisateurs pourront retirer grâce à des machines plus performantes et à de nouvelles fonctionnalités.

Equilibre entre imprimantes et multifonctions : En réalité, il ne faut pas nécessairement ne déployer que des multifonctions. Par exemple, pour des raisons de sécurité et de confidentialité, certaines directions, comme les ressources humaines, ont besoin d’une imprimante dédiée, à moins d’accepter de s’identifier sur une machine partagée avant de débloquer l’impression. Egalement, une imprimante locale pourrait éviter qu’un collaborateur ne perde trop de temps pour aller chercher ses copies sur un multifonction trop éloigné de son bureau. C’est pourquoi, pour minimiser les coûts et optimiser la productivité, il faut savoir trouver le bon équilibre entre imprimantes et multifonctions.

Homogénéisation : Choisir une seule marque pour les imprimantes et les multifonctions favorise la réduction des coûts et permet une meilleure familiarisation des utilisateurs aux machines. Pour aller plus loin dans cette logique, il conviendrait d’homogénéiser le parc sur un nombre restreint de modèles. En effet cela permet de:

     >  Limiter le stock de fourniture pour chaque type de machine et de prévenir les ruptures de stock ;

     >  Former les utilisateurs sur une même base de machines ;

     >  Simplifier l’administration de la part du service informatique, grâce à des outils de gestion et des pilotes communs.

Renouvellement de technologie : Généralement, les imprimantes les plus anciennes coûtent en fonctionnement plus chers que les dernières générations de modèles. Certaines organisations préfèrent renouveler annuellement une partie de leur parc (généralement 25%) pour pouvoir bénéficier d’un parc toujours à la pointe de la technologie. Cette stratégie n’est toutefois pas à recommander car elle engendre une multitude de contrats ne permettant pas de profiter de l’effet volume.

J’espère que ces quelques lignes sur le vaste sujet de la reprographie vous aient permis d’obtenir quelques premiers éléments de réponses sur la rationalisation d’un parc d’impression. Si cette thématique achats fait partie de votre actualité, vous pourrez trouver quelques illustrations complémentaires sur ce sujet au travers du site www.epsagroupe.com, la société de conseil pour laquelle je travaille.

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